сделать стартовой
добавить в Избранное
написать письмо
получить доступ

Заказать звонок

ООО "Моноритм"

Автоматизация бизнес-процессов полиграфического производства. Для коммерческой и промышленной печати. Расчёт заказов, планирование, учёт, анализ и многое другое. Профессиональные отраслевые решения. ASystem – широчайший функционал. PrintEffect – для малого бизнеса.

Возможна интеграция с системами допечатной подготовки и 1С.
Контроль эффективности от заявки клиента до отгрузки заказа.
Реальный экономический эффект.

10_Пошаговые инструкции внедрения СМК

Пошаговые инструкции для управления проектом внедрения ISO 9001:2000 в типографии до и после сертификации

Оглавление

 

1.    Введение. 4
2.    Обзор. 5
3.    Ознакомление. 7
Этап 1: понимание ISO 9001.7
Этап 2: Рассмотрите значение ISO 9001 для вашей организации.7
Этап 3: Хорошо изучите проект внедрения.8
4.    Планирование проекта. 9
Этап 1: Назначение представителя руководства по ISO 9001
Этап 2: Выбор области применения ISO 9001
Этап 3: Выбор органа сертификации.10
Этап 4: Планирование внедрения ISO 9001
5.    Подготовка. 12
Представитель руководства по ISO 9001. 12
Высшее руководство. 13
Персонал. 13
6.    Документация. 14
Какая необходима документация?. 14
Действительно легкая разработка документации. 15
Рабочие инструкции. 15
Формы.. 16
7.    Внедрение и подготовка. 17
Важные соображения относительно рабочих инструкций. 18
Вовлеченность персонала. 18
8.    Внутренние аудиты (проверки). 19
Аудитор. 19
Программа внутреннего аудита (проверок). 19
Аудит как средство подготовки. 19
Минимальные требования. 19
9.    Сертификация. 20
Анализ документации. 20
Предварительная оценка органом сертификации. 20
Требования к аудиту сертификации. 20
Подготовка к аудиту сертификации. 21
Аудит сертификации. 21
Сертификат. 22
10. Маркетинг. 23
Целевой маркетинг. 23
Охват целевого рынка. 24
Рыночная стратегия. 26
11. Поддержание сертификации ISO 9001:2000. 27
Аудиты надзора. 27
Постоянное улучшение. 27
12. Обзор ISO 9001 для руководителя. 28
13. Факты ISO 9001. 31
14. Введение в ISO 9001 для персонала. 32
15. Преимущества ISO 9001 33
16. Вовлеченность руководства. 34
 


1. Введение
Поздравляем! Вы приняли правильное решение: внедрить в вашей организации систему менеджмента качества ISO 9001.
Множество организаций причиной решения работать в направлении сертификации ISO 9001называют рыночные преимущества или давление потребителя. Поскольку сертификат ISO 9001, без сомнений, может использоваться в качестве мощного маркетингового средства, хорошо реализованная система менеджмента качества может значительно способствовать увеличению результативности, снижению издержек, брака, росту удовлетворенности потребителя, что ведет к повышению доходности бизнеса.
Настоящий справочник проекта ISO 9001 создан для того, чтобы помочь вам пожать плоды не только рыночных преимуществ ISO 9001, но и внутреннего улучшения.
Перед началом внедрения ISO 9001 мы рекомендуем прочитать справочник целиком, чтобы получить целостное представление о реализации проекта. Предлагаем следовать описанным этапам его внедрения.
Помните, что стандарт ISO 9001 был разработан Международной организацией стандартизации (InternationalOrganizationforStandardization – ISO) для организации любого размера в любой отрасли. Для того, чтобы стандарт мог использоваться столь широким спектром организаций, он был составлен с использованием предельно общих понятий, что затрудняет его понимание. Не унывайте, если не можете понять требования ISO 9001 , потому что существует множество вспомогательных средств:
·        Справочник по толкованию и реализации ISO 9001 окажет неоценимую помощь в понимании стандарта и его различных, часто замаскированных требований.
·        Шаблоны документации являются наиболее важным инструментом в задаче внедрения ISO 9001 . Для большинства организаций создание руководства по качеству и требуемых процедур качества представляет наибольшую трудность во внедрении ISO 9001 . Советуем в качестве шаблонов для вашей документации использовать руководство по качеству и процедурам ISO 9001 , реализующее процессный подход.
·        Шаблоны форм – это еще один инструмент, значительно упрощающий внедрение ISO 9001 . Как и с шаблонами документации, с их помощью вы сможете выиграть много времени и избежать ошибок.

 

2. Обзор
Перед началом внедрения ISO 9001 следует получить общее представление о его основных этапах:
Ознакомление
Глава заложит основы для понимания ISO 9001 и внедрения его проекта.
Планирование проекта
Сначала организация должна назначить представителя руководства по ISO 9001 (мы предполагаем, что это вы). Планирование проекта начинается с определения масштаба внедрения ISO 9001 . Поскольку данный этап обсуждается с органом сертификации, к этому моменту вам необходимо его выбрать. Наконец, разрабатывается подробный график проекта.
Подготовка
На данном этапе проекта внедрения важно организовать следующую подготовку: представитель руководства по ISO 9001 должен хорошо изучить стандарт, руководству нужно получить общее представление о ISO 9001 для того, чтобы оно могло оказывать всестороннюю поддержку проекта, персонал необходимо проинформировать о том, что ISO 9001 не представляет для них угрозы.
Документация
ISO 9001 требует различной документации. Множество организаций рассматривают как наиболее трудные документы руководство по качеству и процедуры качества. Однако ISO 9001 также требует политику в области качества, цели в области качества, блок-схему процессов, записи, рабочие инструкции и (неявно) формы. Хорошие шаблоны с подробной инструкцией по изменению могут сделать разработку документации намного легче и быстрее.
Внедрение и подготовка
Внедрение и подготовка идут рука об руку с разработкой рабочих инструкций. На этой стадии необходимо убедиться, что требования руководства по качеству и процедурам ISO 9001 понимаются и внедряются во всей организации, что анализируются и улучшаются рабочие процессы, о чем по необходимости составляется документация.
Внутренние аудиты (проверки)
Аудиты являются неотъемлемой частью любой системы ISO 9001 . Внутренние аудиты, выполняемые сотрудниками организации, созданы для обеспечения постоянного соответствия ISO 9001 и определения любых проблем с системой. Перед сертификацией необходимо провести полный внутренний аудит.
Сертификация
Прохождение аудита сертификации является главной целью для большинства организаций: если он пройден, вы получаете сертификат ISO 9001 . В противном случае получаете возможность исправить любые проблемы до последующего аудита.
Маркетинг
Сертификат ISO 9001 может предоставить значительные рыночные преимущества. Поэтому следует как можно скорее приступить к рекламе вашей поддержки качества и успешной сертификации ISO 9001 . Используйте наши замечательные идеи для разработки собственной всесторонней маркетинговой стратегии.
Поддержание сертификации ISO 9001
Для организаций вполне обычно "расслабляться" после успешной сертификации. Однако аудитор будет осуществлять аудиты надзора, которые вам необходимо проходить для сохранения сертификации. Кроме того, ISO 9001 не только требует поддерживать систему качества ISO 9001 , но и постоянно ее улучшать.

 

 

3. Ознакомление
На первом этапе вы должны освоиться со стандартом ISO 9001 , его преимуществами и значением для вашей организации. Также понадобится изучить проект его внедрения. И вы должны окончательно утвердиться во мнении, что это смелое предприятие принесет существенную пользу вашей организации.

 

Этап 1: понимание ISO 9001.

ISO 9001:2000 является признанным по всему миру стандартом, определяющим требования к системе менеджмента качества. И в качестве такового, он регламентирует широкий спектр процессов хозяйствования, а не только проверку качества! Внедрение ISO 9001 затронет практически все коммерческие процессы. После его внедрения и достижения всех требований организация может обратиться в орган сертификации для аудиторской проверки на соответствие ISO 9001. Если она будет пройдена успешно, организация получит сертификат ISO 9001 (для России выдается сертификат соответствия ГОСТ Р ИСО 9001-2001), который может использоваться в качестве мощного маркетингового средства.
è Прочитайте главу "Обзор ISO 9001 для руководителя "
è Прочитайте главу "Факты ISO 9001 "

è Приобретите и проанализируйте действующий стандарт ISO 9001 (во многих странах он продается в государственных организациях стандартизации как "национальный стандарт"). В России стандарт называется ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

 

Этап 2: Рассмотрите значение ISO 9001 для вашей организации.
Как упоминалось ранее, ISO 9001 затронет практически все стороны вашей организации. Стандарт содержит требования для системы менеджмента качества, поэтому не удивляйтесь, если он повлияет на способ управления организацией. Приведем некоторые важные следствия:
·        Высшее руководство должно активно поддерживать ISO 9001 . В то время, как документирование может быть поручено персоналу, управление организацией и управление системой менеджмента качества является задачей руководства.
·        ISO 9001 - это не дополнительный процесс, а улучшенный способ руководить организацией. Очень важно, чтобы руководство использовало его в качестве инструмента для улучшения своей работы.
·        Практически весь персонал так или иначе затрагивается стандартом ISO 9001 . Важно, чтобы сотрудники не воспринимали его как угрозу для себя в виде дополнительной работы.
·        Стандарт ISO 9001 требует организованности. Это означает, что процессы выполняются последовательно, существуют письменные инструкции, помогающие их осуществлять, что многое планируется, что ошибки используются в качестве реальной возможности улучшения процессов и т.д.
·        Стандарт ISO 9001 также требует документации и записей. Аудиторы для проверки того, что организация действительно действует в соответствии с требованиями ISO 9001, в значительной степени полагаются на записи.
·        Стандарт ISO 9001 требует, чтобы организации собирали информацию о результативности различных процессов для их последующего анализа и управления организацией на основе данных о результативности.

 

Этап 3: Хорошо изучите проект внедрения.

Потратьте некоторое время на прочтение данного справочника. Это даст вам лучшее понимание того, какие средства привлекаются к реализации проекта.

 

4. Планирование проекта
Внедрение стандарта ISO 9001 - это проект, требующий значительных затрат ресурсов (как финансовых, так и времени). Поэтому важно его тщательно спланировать.

 

Этап 1: Назначение представителя руководства по ISO 9001.

Вкратце, представитель руководства по ISO 9001 – это лицо, ответственное за систему стандарта ISO 9001, ее внедрение и ее дальнейшую эффективность. Он должен иметь возможность проводить изменения во всей организации, без ограничений со стороны отделов и подразделений. С целью осуществления данных функций (а также, поскольку этого требует ISO 9001:2000), представитель руководства должен быть членом руководящего состава с достаточными полномочиями на инициативу перемен. Остальные качества должны включать: авторитет в организации, трудолюбие, опыт в делопроизводстве, навыки работы с компьютером.
В небольших организациях представитель руководства по ISO 9001 может быть одним из ее владельцев или руководителей. В большинстве организаций такая ответственность возлагается в дополнение к обычным должностным обязанностям. Представитель руководства волен делегировать свои полномочия по составлению инструкций и форм.
Поскольку вы читаете этот справочник, можно предположить, что именно вы и будете представителем руководства по ISO 9001.
Функции представителя руководства по ISO 9001
·        Проектирование, разработка системы менеджмента качества ISO 9001:2000 и внедрение ее во всей организации.
·        Мониторинг системы контроля качества (например, с помощью отчетов о результатах аудита) с целью обеспечения ее эффективной реализации и поддержания.
·        Отчет высшему руководству о результативности системы менеджмента качества ISO 9001 и необходимости ее улучшения.
·        Взаимодействие с аудиторами и направление результатов аудита соответствующим должностным лицам, обеспечение должного реагирования.
·        Обеспечение распространения осведомленности о требованиях потребителя по всей организации.

 

Этап 2: Выбор области применения ISO 9001:2000.

Перед началом внедрения ISO 9001:2000 необходимо выбрать область ее применения:
Какие физические участки организации будут охвачены ISO 9001:2000?
Поскольку сертификация может быть территориально зависимой, возможно ограничение внедрения ISO 9001:2000 определенными физическими участками. Некоторые организации, заинтересованные в получении сертификата в маркетинговых целях, проводят сертификацию только головного офиса. Однако настойчиво рекомендуется внедрять ISO 9001:2000 во всей организации ради множества преимуществ, предоставляемых стандартом в области результативности хозяйства, удовлетворенности потребителя и доходности.
Необходимо ли исключать какие-либо подразделения?
В большинстве случаев реализации ISO 9001:2000 вполне возможно исключение некоторых подразделений.
Если ваша организация не является бухгалтерской фирмой, из ISO 9001:2000 можно исключить финансовый отдел (включая кредиторскую и дебиторскую задолженность). Однако мы настойчиво советуем воздержаться от исключения, если только данные отделы не подвергаются действию других стандартов и связанным с ним внешним аудитом (финансовые отделы часто предпочитают не проходить аудит по ISO 9001, если они подвергаются финансовому аудиту). Если вы рассматриваете возможность какого-либо исключения, следует прежде всего обсудить это с органом сертификации.
Необходимо ли исключать какую-либо продукцию?
Возможно ограничение области применения ISO 9001:2000 определенной продукцией и исключение остальной.
Однако не рекомендуется этого делать, поскольку стандарт ISO 9001:2000 будет полезен для всей вашей продукции. Если вы рассматриваете возможность какого-либо исключения, следует сначала обсудить это с органом сертификации.

Этап 3: Выбор органа сертификации.

Орган сертификации, как независимая организация, производящая сертификацию, направит аудитора, и если аудитор будет удовлетворен вашей системой ISO 9001:2000, выдаст сертификат.
Поскольку вам предстоит много работать с органом сертификации и его аудитором, важно тщательно делать выбор. Также важно произвести его на ранней стадии, поскольку, возможно, вам понадобится обсудить с органом сертификации некоторые исключения (см. этап 2).

Этап 4: Планирование внедрения ISO 9001:2000.

Используйте настоящий справочник для разработки собственного графика работ. Документирование, внедрение и сертификация ISO 9001:2000 обычно занимает от нескольких недель до года, в зависимости от размеров вашей организации и области внедрения и уровня развития вашей внутренней системы менеджмента качества. Рекомендуется разработать четкий и реалистичный график работ проекта, который можно использовать как для представления руководству, так и для управления реализацией проекта.
Можно выполнить анализ просчетов (подробная контрольная таблица доступна на) для определения того, насколько в настоящее время организация соответствует требованиям ISO 9001:2000. Его результаты окажут значительное влияние на масштабы внедрения и график работ проекта.
При выполнении анализа просчетов, скорее всего, вам понадобятся входные данные от различных подразделений и их персонала. Проинформируйте эти отделы и сотрудников о стандарте ISO 9001:2000 перед выполнением анализа просчетов. За подробной информацией обращайтесь к главе "Подготовка".

 

5. Подготовка
Для успешного внедрения проекта ISO 9001:2000 важно на ранней стадии осуществлять следующие действия по подготовке.

 

Представитель руководства по ISO 9001

Представитель руководства по ISO 9001 должен быть очень хорошо знаком со стандартом.
Настоящий справочник предлагает различные средства для упрощения задачи внедрения ISO 9001:2000, поэтому представителю руководства в начале реализации проекта необязательно быть экспертом в данной области (он станет таковым непроизвольно в процессе работы). Однако ему требуется хорошее понимание стандарта и его требований.
В понимании стандарта могут помочь:
·        Общедоступные курсы обучения
При поиске в Интернет можно обнаружить множество курсов по ISO 9001:2000. При выборе одного из них убедитесь, что это настоящие обучающие курсы, а не созданные для продвижения дорогостоящих услуг консультанта. Предпочтительны организаторы курсов, которые, кроме обучения, не предлагают никаких консультационных услуг.
·        Уроки консультанта
Множество консультантов согласится дать частные уроки. Такого можно легко найти в Интернет. Нужно помнить, что консультант крайне заинтересован в разработке для вас целой системы ISO 9001, что будет не очень дорого по цене.
·        Литература
На рынке существует достаточный выбор литературы по ISO 9001:2000. Однако если вы хотите приобрести книгу, будьте осторожны, поскольку многие книги посвящены предыдущим версиям стандарта ISO 9001 (версии 1994 года), или они недостаточно переработаны для соответствия требованиям ISO 9001:2000. Приобретайте первые издания, выпущенные, начиная с декабря 2000 г. (когда был окончен и опубликован стандарт ISO 9001:2000).

·        Изучение справочника по толкованию и реализации ISO 9001:2000

Этот справочник не просто обеспечит хорошее понимание требований стандарта ISO 9001:2000, но и предоставит средства для его успешного внедрения. В сочетании с хорошими шаблонами для документации, этот справочник позволит вам начать внедрение ISO 9001:2000 не хуже настоящего эксперта.

·        Изучение хорошего шаблона руководства по качеству и процедурам (выбор превосходных шаблонов предоставляет)

Изучение образца хорошей документации по ISO 9001:2000 является неплохим способом подготовки. Настоятельно рекомендуется для этих целей использовать шаблоны,

Совет: У вас есть возможность избежать дорогостоящего обучения и консультаций при использовании справочника по толкованию и реализации ISO 9001:2000 в сочетании с руководством по качеству и процедурам ISO 9001:2000 или руководством по качеству и процедурам ISO 9001:2000, реализующим процессный подход не только для разработки собственной документации, но и в качестве средства подготовки.

 

Высшее руководство

Для успеха проекта ISO 9001:2000 очень важна его всесторонняя поддержка высшего руководства. Оно непосредственно вовлечено в проект ISO 9001:2000 и должно представлять образец для подражания остальной части организации. Внедрение ISO 9001:2000 не будет удачным, если высшее руководство не оказывает полной поддержки и действенной помощи. Поэтому крайне важно, чтобы оно понимало ISO 9001:2000 и осознавало его преимущества.
В зависимости от размеров организации и выделенного бюджета можно пригласить инструктора, чтобы дать руководству общее представление о ISO 9001:2000. Как вариант, вы можете сделать это самостоятельно. Если вы хотите выполнить обзор своими силами, предлагаем включить в него следующие пункты:
·        Преимущества ISO 9001:2000 (маркетинг, удовлетворение требований потребителя, внутреннее улучшение)
è Прочитайте главу "Преимущества ISO 9001:2000"
·        Обзор стандарта ISO 9001:2000 и влияние его требований на организацию
è Прочитайте главы "Обзор ISO 9001:2000 для руководителя" и "Факты ISO 9001:2000"
·        Важность участия руководства
è Прочитайте главу "Вовлеченность руководства"
·        График работ проекта, включая требования к подразделениям (как к руководству, так и подчиненным)

 

Персонал

До тех пор, пока сотрудники не поймут основные положения ISO 9001:2000, и того, как стандарт повлияет персонал, скорее всего, многие будут относиться к нему враждебно. Рекомендуется как можно более раннее проведение собраний со всеми сотрудниками для информирования о решении организации внедрять ISO 9001:2000. Необходимо объяснить, как это на них повлияет и просить о сотрудничестве.
è Прочитайте главу "Введение в ISO 9001:2000 для персонала "
6. Документация
Наиболее трудной частью внедрения ISO 9001:2000 для большинства организаций является разработка различной документации. Главные причины в том, что она должна соответствовать довольно тяжелым для понимания требованиям стандарта ISO 9001:2000, и что составлять документацию в самом начале очень нелегко.
Однако с правильными инструментами и руководством разработать документацию ISO 9001:2000 может быть достаточно просто. Этот справочник покажет, каким образом это сделать!

 

Какая необходима документация?

(1) Руководство по качеству
Руководство по качеству описывает систему менеджмента качества организации в целом. Написание руководства по качеству обычно служит отправной точкой в разработке документации ISO 9001:2000.
Параграф 4.2.2 стандарта ISO 9001:2000 требует наличия руководства по качеству.
(2) Шесть процедур качества
Процедуры качества описывают в относительно общих чертах течение процесса, его взаимодействие с родственными процессами, а также распределение ответственности и полномочий.
Написание процедур качества обычно расценивается как наиболее трудная часть в разработке документации ISO 9001:2000. Стандарт требует наличия процедур качества:
·        в параграфе 4.2.3 (Управление документацией)
·        в параграфе 4.2.4 (Управление записями)
·        в параграфе 8.2.2 (Внутренние аудиты (проверки))
·        в параграфе 8.3 (Управление несоответствующей продукцией)
·        в параграфе 8.5.2 (Корректирующие действия)
·        в параграфе 8.5.3 (Предупреждающие действия)
(3) Политика в области качества
Политика в области качества – это нормативные указания наивысшего уровня в отношении качества и удовлетворенности потребителей. Она представляет собой короткое описание в один-два абзаца. Параграф 5.3 стандарта ISO 9001:2000 требует наличия политики в области качества.
(4) Цели в области качества
Цели в области качества ставятся в развитие политики в области качества. Они должны быть конкретными и измеримыми. По достижении одних целей ставятся другие. Параграф 5.4.1 стандарта ISO 9001:2000 требует постановки целей в области качества.
(5) Блок-схемы процессов
Параграф 4.2.2 стандарта ISO 9001 требует "описания взаимодействия между процессами системы менеджмента качества". Хотя это описание может быть составлено в любой форме, блок-схемы служат очень удобным форматом.
(6) Записи
Записи предоставляют свидетельства, что организация соответствует требованиям, установленным руководством по качеству, процедурами качества, политикой в области качества, целями в области качества и рабочими инструкциями. Многие параграфы стандарта ISO 9001:2000 в явной форме требуют записей.
(7) Рабочие инструкции
Рабочие инструкции являются подробными пошаговыми правилами выполнения отдельного рабочего процесса. ISO 9001:2000 не содержит безусловного требования рабочих инструкций, однако параграф 7.5.1 требует рабочих инструкций там, где они представляют ценность.
(8) Формы
ISO 9001:2000 не содержит конкретных требований форм, но они могут рассматриваться как рабочие инструкции (перед заполнением) и как записи (после заполнения). Именно благодаря этому хорошие формы экономят время и дают множество преимуществ.

 

Действительно легкая разработка документации

Секрет хорошей реализации ISO 9001:2000 состоит в использовании хороших шаблонов. Они не только помогут создать эффективную систему ISO 9001:2000, но и сделают разработку всей необходимой документации более легкой задачей. В удивительно короткий срок вы сможете впечатлить сотрудников профессиональным, удобным в использовании и эффективным пакетом документации ISO 9001:2000. Но будьте осмотрительны: при использовании плохих шаблонов вы добьетесь противоположного результата.
Вы можете разработать документацию самостоятельно, но мы крайне рекомендуем обратиться к специалисту по разработке руководства по качеству и процедурам ISO 9001:2000:
После окончания работы над документацией утвердите ее у директора организации.

 

Рабочие инструкции

Рабочие инструкции более подробны, чем процедуры. Они поэтапно описывают рабочий процесс. Обратите внимание, что ISO 9001:2000 НЕ ТРЕБУЕТ описания рабочих процессов в такой форме. Вместо этого, стандарт требует рабочих инструкций, если они добавляют ценность (в таком случае ваше руководство по качеству и процедурам ISO 9001:2000 должно содержать требование для них). Рассмотрите необходимость рабочих инструкций в следующих условиях:
·        задачи выполняются нечасто, и поэтому могут забываться работником;
·        задачи каждый раз должны выполняться по одной и той же методике;
·        задачи не требуют специальной подготовки, но, тем не менее, должны выполняться специфическим способом;
·        задачи очень важны и при неправильном выполнении могут привести к значительным последствиям.
Рабочие инструкции, вероятно, не добавят ценности при следующих обстоятельствах:
·        вы нанимаете профессионала, специально обученного для выполнения рабочего процесса;
·        задача незначительная, регулярная и легко выполнимая.
Рабочие инструкции обычно составляются персоналом, выполняющим данную работу; представитель руководства по ISO 9001 обычно руководит разработкой рабочих инструкций и обеспечивает соответствие требованиям руководства по качеству и процедур качества.
Для их эффективной разработки необходимо, чтобы руководство по качеству и процедуры качества к этому времени были утверждены. Вы можете рассматривать написание рабочих инструкций как часть процесса внедрения и подготовки, поскольку персоналу во многих случаях потребуется перестроить свои рабочие процессы для соответствия требованиям руководства по качеству и процедур качества, а затем измененные рабочие процессы оформить документально. Также потребуется затратить время на объяснение всех новых требований руководства по качеству и процедур качества, повлияющих на работу персонала.
За подробной информацией обращайтесь к главе "Внедрение и подготовка".

 

Формы

Как упоминалось ранее, ISO 9001:2000 явно не требует использования форм. Однако вы быстро поймете, что с хорошими формами легче добиться соответствия требованиям ISO 9001:2000 по поддержанию записей. Кроме того, хорошо составленная форма "проводит" работника через весь процесс, не создавая необходимости обращаться к отдельным инструкциям или руководству по качеству и процедурам. Особенно полезны следующие формы:
·        Контрольная таблица аудита (проверки)
·        Форма отчета аудита (проверок)
·        Форма корректирующих и предупреждающих действий
·        Анкета, форма или опросник потребителя
·        Форма претензии потребителя
·        Форма должностной инструкции
·        Форма оценки сотрудника
·        Форма оценки поставщика
·        Форма плана подготовки
·        Контрольная таблица планирования в области качества
·        Программа/записи анализа со стороны руководства

 

7. Внедрение и подготовка

После составления и утверждения директором организации руководства по качеству и процедурам ISO 9001:2000 наступает время внедрения новых требований.
Внедрение означает изменение процессов организации для удовлетворения требованиям руководства ISO 9001:2000, процедур и рабочих инструкций. Это обычно комплексный процесс изучения новых требований, перестройки рабочих процессов для соответствия новым требованиям и, при необходимости, документирование новых рабочих процессов в форме рабочих инструкций.
Очень важно, чтобы персонал и руководство сначала поняли новые требования, а уже затем перестраивали свои рабочие процессы. Вы обнаружите, что большинство сотрудников и руководителей с трудом понимают требования ISO 9001:2000, а также что они не заинтересованы в подготовке и объяснениях. Поэтому важно как следует объяснить требования, а также какое отношение они имеют к каждому подразделению. Важные этапы:
  1. Представитель руководства внимательно изучает, какие из новых требований применяются к конкретному подразделению.
  2. Представитель руководства беседует с руководством подразделения и объясняет новые требования и их влияние на руководителей и персонал.
  3. Представитель руководства организует общее собрание и объясняет новые требования и их отношение к подразделению.
Как описано в главе "Документация", могут понадобиться рабочие инструкции. Составление рабочих инструкций должно рассматриваться как возможность анализа и улучшения существующих рабочих процессов. В идеале, осуществляются следующие этапы:
  1. Представитель руководства созывает собрание подразделения.
  2. Представитель руководства объясняет новые требования, установленные руководством по качеству и процедурами качества, которые могут повлиять на рабочие процессы подразделения.
  3. Представитель руководства поощряет обсуждение преимуществ и недостатков текущих рабочих процессов с целью их улучшения.
  4. Руководители подразделения поручают группе сотрудников разработку и документальное оформление улучшенных рабочих процессов в соответствии с рекомендациями руководства по качеству и процедур качества.
Вы увидите, насколько тесно связаны внедрение, подготовка и написание рабочих инструкций. Для вас, как представителя руководства, важно установить границы ответственности и сроков исполнения, проследить за завершением внедрения новых процессов и написания необходимых рабочих инструкций.
Попробуйте определить оптимальное количество собраний по подготовке. Это важно для обучения персонала, но слишком частые собрания не только затратны для организации, но и утомительны для сотрудников. Может оказаться более практичным посещение подразделений для последующей менее официальной работы при личной встрече.
Совет: Не забывайте документально оформлять подготовку и беседы по подготовке. Это одно из требований ISO 9001:2000.

 

Важные соображения относительно рабочих инструкций

Стандарт ISO 9001:2000 требует рабочих инструкций там, где они добавляют ценность. Убедитесь, что ваши рабочие инструкции соответствуют этому требованию.
·        Рабочие инструкции должны быть достаточно подробными. Помните, что целью является обеспечение совместимости рабочих процессов. Опишите основные этапы и пропустите несущественные.
·        Рабочие инструкции должны быть простыми для понимания. Составляя инструкции, помните о тех, кто будет работать с ними. Используйте язык и техническую терминологию, хорошо знакомые пользователям. Используйте короткие простые предложения.
·        Рабочие инструкции должны быть составлены таким образом, чтобы им было легко следовать. Рассмотрите необходимость иллюстраций или блок-схем в зависимости от предпочтений пользователей. При оформлении текста рабочих инструкций для удобочитаемости используйте интервалы и заголовки.
·        Рабочие инструкции должны быть легкодоступны в местах использования. Примерами могут послужить наклейки на оборудовании, инструкции в формах…

 

Вовлеченность персонала

Не забывайте держать руководство и персонал в курсе событий внедрения проекта. Мотивируйте всех и каждого. Отпразднуйте успех. Неплохо организовать корпоративные обеды (или только для отдела), где можно сообщить актуальную информацию, поделиться идеями, обсудить проблемы.
8. Внутренние аудиты (проверки)
ISO 9001:2000 требует проведения регулярных внутренних аудитов (проверок), что означает, что организация периодически оценивает, соответствует ли она до сих пор требованиям стандарта. Внутренние аудиты проводятся в дополнение к внешним, выполняемым органом сертификации. ISO 9001:2000 требует процедуры качества по внутреннему аудиту

 

Аудитор

Если ваша организация малых или средних размеров, представитель руководства по ISO 9000 обычно несет ответственность за внутренний аудит. В таком случае, он проводит аудит всей организации, за исключением собственной работы, а другой сотрудник проверяет работу представителя руководства.
Крупные организации часто готовят и назначают несколько внутренних аудиторов. Это отличная возможность взаимообучения и изучения сотрудниками работы других отделов.

 

Программа внутреннего аудита (проверок)

Процедура качества по внутреннему аудиту (проверкам) требует графика аудита и подготовленных аудиторов (обратитесь к руководству по качеству и процедурам). Проведение аудитов и составление отчета о результатах аудита (проверки) может быть довольно легким при наличии хороших средств, которые включают контрольные таблицы аудита (проверки) и форму отчета о результатах аудита (проверки)

 

Аудит как средство подготовки

Аудиты являются хорошим способом подготовки и облегчают усилия по реализации проекта. Исходя из этого, можно начинать внутренние аудиты прямо на этапе внедрения стандарта.

 

Минимальные требования

Перед сертификацией необходимо провести, по крайней мере, один внутренний аудит всей организации и всех процессов ISO 9001:2000. Однако если приступить к внутренним аудитам на этапе внедрения, ваши аудиты, скорее всего, обнаружат множество несоответствий.
Поэтому, прежде, чем приглашать аудитора для сертификации, проводите внутренние аудиты до тех пор, пока не останется небольшое количество несоответствий.
Как только выполните полный внутренний аудит, который не обнаружит каких-либо существенных проблем, будете готовы к аудиту сертификации!

 

9. Сертификация
Представитель руководства по ISO 9000 должен находиться в контакте с органом сертификации и его аудитором. Скорее всего, вы уже подтвердили план аудита, поскольку он оказывает определяющее влияние на стоимость регистрации и дальнейшего сохранения в силе сертификата ISO 9001:2000. Помните, что органу сертификации необходимо периодически проводить аудит вашей организации для подтверждения постоянного соответствия; эти аудиты называются "аудитами надзора".

 

Анализ документации

Первый анализом, выполненным органом сертификации, станет анализ руководства по качеству, а также процедур ISO 9001:2000. Аудитор тщательно проверит данные документы на соответствие требованиям стандарта. При наличии любых проблем с документацией, у вас будет возможность для ее исправления без риска для сертификации ISO 9001:2000.
Если вы используете один из наших шаблонов для своей документации, и последуете нашим подробным инструкциям по его изменению, то легко пройдете этот анализ.

 

Предварительная оценка органом сертификации

Главная цель предварительной оценки органом сертификации – определить, готова ли ваша система ISO 9001:2000 для официального аудита сертификации, и дать вам возможность изучить вашего аудитора и его предпочтения. Каждый аудитор своеобразен, одни более строги, другие более дотошны и т.п. После предварительной оценки вам представят отчет, содержащий несоответствия и замечания. Хотя вы и не обязаны исправлять замечания, советуем тщательно их рассмотреть и поступить с ними так же, как с несоответствиями, выполнив процедуру корректирующих действий и составив отчет.
Обратите внимание, что предварительная оценка полностью добровольна. Множество организаций пропускают этот этап и приступают непосредственно к аудиту сертификации. Однако если вы не уверены в своей системе менеджмента качества ISO 9001:2000, можете только выиграть при его проведении.

 

Требования к аудиту сертификации

Перед аудитом сертификации необходимо выполнить следующее:
·        По крайней мере, один внутренний аудит, не показавший множества значительных несоответствий
·        Корректирующие действия в отношении проблем, обнаруженных внутренним аудитом и добровольной предварительной оценкой
·        Одно совещание в рамках анализа со стороны руководства
·        Поддержание записей в течение двух месяцев, показывающих соответствие требованиям ISO 9001:2000.
Выясните требования у своего органа сертификации, поскольку они могут незначительно отличаться у разных организаций, производящих сертификацию.

 

Подготовка к аудиту сертификации

На данной стадии вы уже закончили основную подготовку: организация уже разработала и внедрила систему менеджмента качества и провела ее внутренний аудит. Непосредственно перед аудитом сертификации можно встретиться с сотрудниками, чтобы подготовить их к аудиту, успокоить, поскольку они, скорее всего, будут взволнованы, и настроить их на честные ответы на все вопросы, но без выдачи тех сведений, которые аудитор на запрашивал. Можете также попросить весь персонал тщательно поискать пробелы в своей работе, неуправляемую документацию и некалиброванное оборудование.
Совет: Обратитесь к пакету аудита ISO 9001:2000, доступном на и найдете советы для всесторонней подготовки к аудиту.

 

Аудит сертификации

Аудит сертификации служит для того, чтобы предоставить органу сертификации очевидные свидетельства надлежащего внедрения вашей системы ISO 9001:2000. Если аудитор обнаружит лишь "мелкие несоответствия" и "замечания" при отсутствии "крупных несоответствий", он будет рекомендовать организацию для сертификации ISO 9001:2000.
·        Мелкие несоответствия
Мелкие несоответствия - это небольшие отклонения от требований стандарта. Они достаточно малы, чтобы констатировать большую проблему в системе ISO 9001:2000. Для аудита не является необычным обнаружение небольшого числа мелких несоответствий. Если аудитор обнаружит одно или несколько мелких несоответствий во время аудита сертификации, вам необходимо будет подготовить отчет о корректирующих действиях и направить его аудитору в течение установленного срока. При наличии нескольких мелких несоответствий организация все равно будет рекомендована для сертификации!
·        Крупные несоответствия
Крупное несоответствие - это полный провал системы ISO 9001:2000 в отдельной области. Оно обычно определяется как проблема в области качества, оказывающая значительное влияние на организацию или ее потребителя. Несколько мелких несоответствий в одной области также могут привести к крупному несоответствию. В случае идентификации аудитором одного или нескольких крупных несоответствий, в установленный срок производится последующий аудит перед тем, как организацию можно будет рекомендовать для сертификации. Вы обязаны произвести коррекцию крупных несоответствий перед последующим аудитом.
·        Замечания
Замечания означают любые сделанные наблюдения. Это может быть нечто особенно выдающееся, что организация выполняет особенно хорошо. Они также могут быть показателем нечетко выраженных проблем. При высказывании аудитором замечания, организация должна рассмотреть необходимость каких-либо мер. Аудитор при этом не обязывает к действию.
Если выполнялась добровольная предварительная оценка, аудитор первоначально проверит, как организация поступила с возникшими в ее ходе замечаниями, и как произведена коррекция любых несоответствий. Убедитесь в наличии отчетов о корректирующих действиях по всем пунктам. Рекомендуется провести еще один внутренний аудит до аудита сертификации, если во время предварительной оценки возникло множество несоответствий.

 

Сертификат

В зависимости от органа сертификации, вы получите действительный сертификат ISO 9001:2000 в течение двух-четырех недель. Вы также получите компьютерные файлы, содержащие различные версии знака сертификации.

Поздравляем с сертификацией ISO 9001:2000!

Прочитайте следующую главу, чтобы узнать, как сертификат качества может наилучшим образом использоваться для достижения успеха!

 

Полная версия документа доступна только членам Национальной Ассоциации полиграфистов. Получить документ Вы можете по запросу на электронную почту.

Отправить заявку на вступление в Ассоциацию...

Авторизация

Имя:
Пароль:
Вход!

Поиск документов

Искать!

ООО «Основное Решение» предлагает:

Построение Системы активных продаж в типографии - Консалтинг для руководителей и коммерческих директоров типографий и отделов продаж:
- Создание прогрессивной 3-уровневой системы продаж
- Эффективная мотивация менеджеров
- IT – решения для потоковых продаж (CRM)

Тренинги по продажам полиграфической продукции Корпоративный тренинг профессиональных продаж для менеджеров типографий:
- Активные продажи. Уверенные звонки и переговоры
- Стратегии и тактики продаж. Перехват клиента
- Результативная организация рабочего времени

тел. +7(911)-987-77-91

Актуально

Структура типографии

Данный документ показывает возможную структуру типографии, а также подразделения типографии.

Это интересно!

Страх перед продажами?

Проблемы, мешающие продажам полиграфической продукции...

Подслушивая заказчиков

Как заказчики обсуждают свои подходы к размещению заказов?...

Должностная инструкция начальника производства типографии

Настоящая должностная инструкция полиграфии определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника производства типографии...

Другие публикации

Национальная Ассоциация полиграфистов зарегистрирована в Министерстве Юстиции РФ №1103600000130 от 10.02.2010 г.
Перепечатка материалов, независимо от их формы и даты размещения, возможна только с установкой ссылки на сайт nrap.ru
© 2009-2017 Национальная Ассоциация полиграфистов,
Создание сайтов - Веб-студия "Алькор"
Партнеры
Яндекс.Метрика Яндекс цитирования
Заказать звонок
* - Поля обязательные для заполнения